Wer ein Event plant – egal ob Konzert, Festival, Ausstellung oder Gala – weiß: Die Kreativität steht am Anfang, die Verträge am Ende. Und dazwischen liegt jede Menge rechtliche Verantwortung. Denn sobald Menschen, Geld und Urheberrechte im Spiel sind, zählt nicht nur die gute Idee, sondern auch die rechtliche Absicherung. Im Folgenden findest Du die wichtigsten rechtlichen Instrumente, die jede Veranstalterin und jeder Veranstalter kennen sollte – gegliedert in Vertragsrecht, Versicherungen und Steuern.

Vertragsrecht

Künstler- und Musikbezogene Verträge

Die Bühne ist rechtlich gesehen ein Vertragsdschungel. Typisch sind etwa:

  • Künstlerverträge (Auftrittsvertrag) zwischen Veranstalter und Künstler (z. B. für Musiker, Schauspieler, Tänzer)
  • Engagementverträge und Gastspielverträge (zeitlich befristete Auftritte, auch im Ausland)
  • Bandübernahmeverträge, Produzentenverträge und Musikverlagsverträge, wenn Aufnahmen oder Veröffentlichungen geplant sind
  • Miturhebervereinbarungen und Verträge über Auftragskompositionen
  • Synchronisationsverträge, Filmmusikverträge und Verträge über Auswertungen (z. B. Streaming, DVD, Mediathek)
  • Endorsement– und Werbeverträge (z. B. bei Markenkooperationen)

Jede dieser Vereinbarungen regelt Rechte, Pflichten und Vergütung – und schützt vor Streit über Nutzungsrechte, Gagen oder die spätere Verwertung.

Veranstaltungs- und Produktionsverträge

Neben der Bühne spielen Verträge mit Partnern, Dienstleistern und Locations eine zentrale Rolle:

  • Aufführungs– und Ausstellungsverträge (z. B. für Theater, Kunstmessen oder Festivals)
  • Location– oder Mietverträge mit Betreibern von Veranstaltungsorten
  • Verträge mit Technikdienstleistern, Caterern oder Sicherheitsfirmen
  • Managementverträge, Agenturverträge und Creative Services Agreements
  • Verlags– und Vertriebsverträge bei medialer Auswertung
  • GbR-Verträge bei Kooperationen mehrerer Veranstalter oder Musiker
  • Auflösungsverträge, falls ein Projekt vorzeitig beendet werden muss
  • Markenlizenzverträge und Merchandisingvereinbarungen

Hier gilt: Jede Kooperation braucht eine klare vertragliche Grundlage. Musterverträge aus dem Internet reichen selten – individuelle Klauseln, Haftungsbegrenzungen und Rücktrittsrechte sind Pflicht.

Arbeitsverträge im Kulturbereich

Im Bühnen- und Veranstaltungswesen gelten spezielle Regelungen, insbesondere der Normalvertrag Bühne (NV Bühne). Er enthält detaillierte Vorschriften zu Arbeitszeiten, Proben, Gagen, Urlaubsansprüchen und Kündigungsfristen.

Daneben gibt es häufig befristete Arbeitsverträge, freie Mitarbeiterverträge oder Werkverträge.

Besonders wichtig: die Abgrenzung zwischen freier Mitarbeit und Scheinselbstständigkeit – ein Dauerbrenner bei Technikern, Stagehands oder Regieassistenzen.

Versicherungen

Ein einziger Zwischenfall kann ganze Produktionen ruinieren. Deshalb sind folgende Versicherungen unverzichtbar:

  • Veranstaltungsausfallversicherung – schützt vor finanziellen Verlusten bei Absage (z. B. Krankheit, Unwetter, behördliche Auflagen).
  • Haftpflichtversicherung für Veranstalter – deckt Schäden an Dritten ab (z. B. bei Unfällen von Besuchern).
  • Technik– und Equipmentversicherung (Inhaltsversicherung) – insbesondere für Bühnen-, Licht- oder Tontechnik.
  • Künstler-Unfallversicherung – für alle, die auf oder hinter der Bühne tätig sind.
  • Rechtsschutzversicherung – zur Abwehr oder Durchsetzung vertraglicher Ansprüche.
  • Transportversicherung – schützt beim Versand oder Tournee-Transport von Instrumenten und Technik.

Jede Versicherung sollte individuell auf das Projekt zugeschnitten sein. Ein Festival hat andere Risiken als eine Wanderausstellung – und eine private Haftpflicht hilft selten weiter.

Steuern & Abgaben

Steuern sind im Eventgeschäft genauso unvermeidlich wie Soundchecks:

  • Umsatzsteuer (MwSt): Eintrittsgelder, Gagen und Sponsoring unterliegen unterschiedlichen Steuersätzen (7 % oder 19 %), abhängig von der Leistung.
  • Künstlersozialabgabe (KSA): Veranstalter, die regelmäßig Künstler beauftragen, zahlen rund 5 % an die Künstlersozialkasse (§ 24 KSVG).
  • Lohnsteuer & Sozialversicherung: bei angestellten Künstlern oder Mitarbeitern.
  • Abzugsteuer (§ 50a EStG): bei ausländischen Künstlern muss der Veranstalter 15 % Quellensteuer einbehalten und ans Finanzamt abführen.
  • Gemeinnützigkeit & Fördermittel: Bei Non-Profit-Veranstaltern greifen steuerliche Sonderregeln (§ 52 AO), die oft finanzielle Vorteile bieten – aber auch Pflichten bei Mittelverwendung und Rechnungslegung.

Fazit

Verträge, Versicherungen und Steuern sind keine lästige Formalität – sie sind die Grundlage jedes erfolgreichen Events. Wer sie professionell aufsetzt, verhindert Streit, minimiert Risiken und schafft Vertrauen bei Künstlern, Sponsoren und Behörden. Wer dagegen auf Halbwissen oder mündliche Absprachen setzt, riskiert im Ernstfall hohe Kosten – und im schlimmsten Fall das ganze Projekt.